La mayoría de las comparaciones entre construir y comprar fallan igual: una opción se cotiza completa y las otras se calculan de memoria. Una suscripción parece una cifra mensual limpia, un desarrollo parece una factura grande y quedarte como estás parece gratis.
Esta guía es un método para poner las tres opciones en la misma hoja. No te dirá cuál elegir. Se asegura de que compares costos reales.
#Las tres opciones
Compáralas lado a lado, no solo construir contra comprar:
- Quedarte con lo que tienes. Las hojas de cálculo, los pasos manuales, las herramientas que ya pagas.
- Comprar o suscribirte. Un producto listo para usar, configurado para que encaje lo mejor posible.
- Construir. Software hecho para tu proceso.
Quedarte con lo que tienes es una opción con costo. Es un costo que nadie revisa, porque aparece como horas y no como facturas.
#La hoja de costos
Elige un periodo (tres años funciona bien para la mayoría de las empresas pequeñas) y llena cada línea para cada opción. Escribe cero donde una línea de verdad no aplique y escribe una estimación donde no estés seguro. Un número aproximado es mejor que un espacio en blanco.
Costos que se olvidan:
- Crecimiento de usuarios. El precio por usuario hoy y el precio por usuario cuando el equipo sea más grande. Incluye los usuarios que sumarías si las contrataciones salen como las planeas.
- Complementos e integraciones. Las funciones que necesitas y no vienen en el plan base, más los conectores o el software intermedio que mueven datos entre herramientas.
- Tiempo en soluciones improvisadas. Las horas por semana que la gente dedica a copiar, conciliar o arreglar lo que la herramienta no resuelve, multiplicadas por lo que cuestan esas horas.
- Migración. Pasar los datos existentes, limpiarlos y operar dos sistemas en paralelo durante un tiempo.
- Capacitación. El tiempo de todas las personas que lo usarán, más el de las nuevas contrataciones más adelante.
- Mantenimiento y soporte. En una suscripción, el nivel de soporte que de verdad necesitas. En un desarrollo, el alojamiento, el monitoreo, las correcciones y las mejoras.
- Costos de cambio a futuro. Lo que cuesta salir: exportar tus datos, reconstruir reportes, volver a capacitar. Pregunta a cada proveedor cómo exportarías todo y en qué formato.
Suma por separado los costos únicos y los recurrentes. Luego súmalos a lo largo de tu periodo.
Imagina un equipo de cinco personas que paga un precio por usuario que se duplica cuando contratan a cinco más. El primer año se ve barato y el tercero no. Escribir el plan de contrataciones junto al precio es lo que lo deja a la vista, y es la línea que más gente se salta.
#Una tabla de puntuación breve
El costo es solo la mitad de la comparación. Puntúa también el ajuste, de 1 (malo) a 5 (fuerte), con una nota corta.
| Pregunta | Quedarme | Comprar | Construir |
|---|---|---|---|
| ¿Encaja con cómo trabajamos de verdad? | |||
| ¿Se puede conectar con los sistemas que usamos? | |||
| ¿Soporta el volumen que esperamos? | |||
| ¿Podemos cambiarlo cuando cambie el proceso? |
Da más peso a las filas que más importan. Si una pregunta es decisiva, trata un 1 en ella como descalificación sin importar el total.
#Una regla general para decidir
Algunas consecuencias prácticas:
- Si cambiarías tu proceso para adaptarte a la herramienta, y ese cambio es inofensivo, compra.
- Si cambiarías tu proceso y te perjudicaría, cotiza un desarrollo.
- Si la respuesta honesta es “quedarme”, hazlo a propósito y agenda una revisión, porque el volumen y el tamaño del equipo cambian con el tiempo.
#Revisa tus números
Antes de decidir, pide a alguien que no gane nada con la respuesta que revise tu hoja. Los errores más comunes son una línea de soluciones improvisadas subestimada y una línea de desarrollo sobrestimada.
Pide una cotización a precio fijo para la opción de construir, de modo que el número que comparas sea un compromiso y no una esperanza. Si quieres un artículo de opinión sobre el mismo tema, lee software a medida o otra suscripción SaaS. Si quieres una segunda opinión sobre tu hoja, puedes agendar una llamada de 30 minutos con un ingeniero.
